Flex office en entreprise : comment une société peut équiper ses salariés en coworking ?

Le flex office en entreprise gagne du terrain dans les organisations qui repensent leurs bureaux. Une part croissante des sociétés françaises réduit sa surface fixe et ouvre l’accès à des espaces de coworking pour ses équipes. Cet article détaille le fonctionnement du modèle, ses bénéfices concrets et la méthode pour équiper vos salariés en coworking, étape par étape.

Qu’est-ce que le flex office en entreprise ?

Le flex office désigne un mode d’organisation où le salarié ne dispose plus d’un poste attitré. Il choisit son emplacement selon son activité du jour : bureau partagé, salle de réunion, espace calme ou zone collaborative.

Ce modèle répond à un constat simple. Un poste de travail classique reste souvent vide une bonne partie de la semaine, entre télétravail, déplacements et réunions externes. Selon l’Insee, plus d’un salarié du secteur privé sur cinq télétravaille au moins une fois par mois, un rythme hybride qui pousse naturellement les entreprises à revoir l’usage de leurs bureaux. 

Le flex office en entreprise ne se limite pas à réorganiser les locaux existants. De plus en plus de sociétés font le choix d’externaliser une partie de leurs postes vers des espaces de coworking, gérés par un tiers spécialisé.

Pourquoi équiper ses salariés en espaces de coworking ?

Le passage au coworking répond à plusieurs objectifs à la fois économiques et organisationnels.

Réduire les coûts fixes liés aux locaux

Un bureau classique génère des charges constantes : loyer, énergie, entretien, mobilier. L’abonnement coworking transforme une partie de ces coûts fixes en dépense variable.

Offrir plus de flexibilité aux équipes

Un espace de coworking donne accès à plusieurs sites, parfois répartis sur différentes villes. Un salarié en déplacement ou basé loin du siège rejoint alors un espace proche de son domicile, sans perdre de temps de trajet. WeForge dispose d’espaces de coworking à Angers, Le Mans, La Roche-sur-Yon et Cholet. 

Renforcer l’attractivité de l’entreprise

Les candidats valorisent de plus en plus la souplesse d’organisation. Proposer un accès au coworking, en complément du télétravail, positionne une entreprise comme un employeur attentif aux conditions de travail réelles de ses équipes.

Créer du lien malgré la distance

Un salarié isolé chez lui perd progressivement le contact avec ses collègues et son réseau professionnel. Un espace de coworking recrée une dynamique collective : échanges spontanés, événements, rencontres avec d’autres entreprises présentes sur le site.

« Travailler à WeForge est un véritable plaisir. Écosystème stimulant composé d’une diversité d’entreprises innovantes et de personnes en devenir professionnel, WeForge offre un climat convivial et dynamique pour travailler où chacun trouve sa place et s’entraide. Les locaux parfaitement équipés et les services proposés (animations, interventions de professionnels, mise en relation…) sont à l’image de l’équipe : professionnels, flexibles, disponibles et toujours de bonne humeur ! Pour parfaire le tout, une localisation en plein cœur du centre-ville. Que demander de plus ? BANZAIII ! » – April Prot, Responsable des projets chez CRAAFT

Comment mettre en place un abonnement coworking pour vos salariés ?

La mise en place d’un flex office en entreprise passe par quelques étapes simples.

1. Identifier les besoins réels des équipes. Un audit rapide permet de savoir combien de salariés sont concernés, sur quels sites géographiques, et à quelle fréquence.
2. Choisir un ou plusieurs espaces de coworking. L’entreprise privilégie des lieux proches des bassins de vie de ses collaborateurs, avec des services adaptés au travail quotidien : connexion fiable, salles de réunion, espaces calmes.
3. Définir la formule d’abonnement. Les entreprises de coworking comme WeForge proposent généralement plusieurs formules : accès cowork accessible de 9h à 18h, un bureau privé en libre accès… Une société peut ainsi ajuster son budget selon le nombre réel de jours utilisés.
4. Accompagner le changement. Un salarié habitué à un poste fixe a parfois besoin de repères pour adopter un nouveau fonctionnement. Une présentation claire des lieux disponibles et des règles d’usage facilite la transition.

Quels critères retenir pour choisir un espace de coworking adapté ?

Toutes les offres de coworking ne se valent pas pour un usage professionnel en entreprise. Plusieurs critères méritent une attention particulière avant de signer un contrat.

• La localisation : un espace proche des transports ou du domicile des salariés limite les temps de trajet. Nos espaces WeForge se situent en centre-ville ou proche de la Gare. 
• Les services inclus : impression, salles de réunion, connexion internet stable, café à disposition.
• La flexibilité contractuelle : possibilité d’ajuster le nombre de postes ou de résilier sans engagement long.
• L’écosystème local : Notre communauté de clients à WeForge est composée d’entrepreneurs, d’indépendants et d’entreprises. Cela ouvre des opportunités de mise en réseau pour vos salariés.
• La qualité de l’accompagnement : un espace géré par une équipe présente sur place répond plus vite aux besoins quotidiens qu’une simple location de bureau.

Au-delà des équipements et des services proposés, l’expérience quotidienne des utilisateurs est un critère essentiel pour évaluer un espace de coworking. Chez WeForge, les professionnels apprécient notamment l’environnement de travail, la communauté et les échanges qui se créent au quotidien.

« Excellent espace de coworking ! L’ambiance est professionnelle et motivante, les bureaux et espaces partagés sont très bien équipés et bien entretenus. La communauté est super accueillante et dynamique, ce qui favorise les échanges et les collaborations. Le Wi-Fi est rapide et les événements réguliers ajoutent une réelle valeur. De plus, la localisation est pratique, avec un accès facile aux restaurants et aux transports. Je recommande vivement cet endroit pour travailler efficacement ! » – Faïza Duflos, Responsable Communication & Marketing chez We Doo Accounting

Équipez vos salariés en coworking avec WeForge

WeForge accompagne les entreprises d’Angers, du Mans, de Cholet et de La Roche-sur-Yon. Chaque espace propose des postes de travail flexibles, des salles de réunion et un accompagnement pensé pour les équipes en mobilité.

Vous souhaitez équiper vos salariés en coworking près de leur lieu de vie ? Découvrez les espaces WeForge et choisissez la ville la plus adaptée à votre organisation :

• Coworking à Angers
• Coworking au Mans
• Coworking à Cholet
• Coworking à La Roche-sur-Yon

FAQ : flex office et coworking en entreprise

Qu’est-ce que le flex office en entreprise ?

Le flex office est un mode d’organisation dans lequel les salariés ne disposent pas d’un poste de travail attitré. Ils choisissent leur espace selon leur activité et leurs besoins : bureau partagé, espace calme, salle de réunion ou zone collaborative.

Le coworking peut compléter cette organisation en donnant aux salariés accès à des espaces de travail flexibles, en dehors des locaux habituels de l’entreprise.

Pourquoi proposer du coworking à ses salariés ?

Le coworking permet aux entreprises d’offrir davantage de flexibilité à leurs équipes. Il peut répondre aux besoins des salariés qui télétravaillent, se déplacent régulièrement ou vivent loin des locaux de l’entreprise.

Cette solution peut aussi limiter les coûts liés aux postes de travail fixes, tout en donnant accès à des services professionnels comme le Wi-Fi, les salles de réunion et les espaces partagés.

Comment mettre en place le flex office dans une entreprise ?

La mise en place d’un flex office commence par l’identification des besoins des salariés : nombre de personnes concernées, fréquence d’utilisation et localisation.

L’entreprise peut ensuite choisir un ou plusieurs espaces de coworking et définir une formule adaptée. Une présentation des lieux et des modalités d’utilisation permet aux salariés de prendre facilement en main ce nouveau mode d’organisation.

Combien coûte un abonnement coworking pour une entreprise ?

Le prix d’un abonnement coworking dépend de la formule choisie, du nombre de salariés concernés et de la fréquence d’utilisation. 

Comment choisir un espace de coworking pour ses salariés ?

Plusieurs critères peuvent guider le choix d’un espace de coworking : la proximité du domicile ou des transports, la qualité de la connexion internet, les espaces disponibles, les salles de réunion et les services inclus.

La flexibilité de l’abonnement et la présence d’une équipe sur place sont également importantes pour garantir de bonnes conditions de travail aux salariés.

Le coworking est-il adapté au télétravail ?

Oui. Le coworking peut constituer une alternative au travail à domicile pour les salariés qui souhaitent retrouver un environnement professionnel ou limiter l’isolement lié au télétravail.

Un accès ponctuel à un espace de coworking peut aussi répondre aux besoins des collaborateurs qui ne souhaitent pas travailler au bureau tous les jours.