Qui fait quoi dans une entreprise ? Clarifier les rôles pour grandir
Qui fait quoi dans une entreprise ? Quand la réponse n’est pas évidente, les tâches se chevauchent, certains sujets tombent entre les mailles du filet et le dirigeant reste le point de passage de toutes les décisions.
Lors d’un WeTalk à Angers, Dorela Radu et Elodie Gendry, co-fondatrices de Vakom Angers, et Komla Konudea, expert-comptable du cabinet Géo Conseils, ont détaillé leurs outils concrets. Fiche de fonction, fiche de poste et méthode RACI… De quoi déléguer plus sereinement et faire grandir votre équipe sans perdre en clarté.
Sommaire
Qui fait quoi dans une entreprise : commencer par le métier, puis la fonction
Dorela Radu et Elodie Gendry, dirigeantes associées de Vakom Angers, posent une distinction que beaucoup d’entreprises sautent. Trois niveaux se succèdent.
Le métier correspond à une formation et à des codes définis par la branche : la vente de produits pharmaceutiques, par exemple. La fonction décrit l’exercice de ce métier pour une finalité précise, dans une entreprise donnée : commercial chez Alpha. Le poste, enfin, désigne une personne : Gérard, commercial Grand Ouest chez Alpha.
Trop de dirigeants rédigent directement une fiche de poste. Ils oublient la question préalable : de quelles fonctions mon entreprise a-t-elle besoin, et combien de personnes dois-je placer sur chacune pour soutenir ma stratégie à moyen terme ? Trois commerciaux et une assistante administrative ne répondent pas à la même organisation que deux commerciaux et un responsable de production.
Fiche de fonction ou fiche de poste : quelle différence ?
La fiche de fonction décrit le rôle dans l’organisation. Elle reste relativement stable et répond à une question simple : à quoi sert cette fonction dans l’entreprise ? La fiche de poste personnalise cette fiche de fonction. Elle répond à une autre question : qu’attend-on concrètement de la personne qui occupe ce poste ?
| Fiche de fonction | Fiche de poste | |
| Décrit | Une fonction dans l’organisation | Un poste concret, dans son contexte |
| Contenu | Grandes missions et finalités, compétences générales (savoirs, savoir-faire, savoir-être), place de la fonction | Activités et tâches, responsabilités, marges d’autonomie, relations de travail |
| Nature | Cadre commun, partagé | Adaptée au terrain, nominative |
Les liens fonctionnels et les liens hiérarchiques méritent une attention particulière. En cas de conflit, vers qui se tourner ? Qui recadre un collaborateur ? Quand ces liens restent flous, chacun se renvoie la balle, car personne n’aime le conflit. Le résultat : des collaborateurs non recadrés et des frictions.
Vakom a mesuré cet effet lors d’une formation sur la gestion du temps. À la question « votre fiche de poste est-elle claire ? », 90 % des participants ont répondu qu’ils n’en avaient pas. Une salariée, embauchée huit ans plus tôt, voyait son poste évoluer sans qu’aucun document suive.
« On ne peut pas gérer son temps et ses priorités sans savoir ce sur quoi on est attendu. » – Vakom
La méthode RACI : qui réalise, qui valide, qui conseille, qui informe
Une fois les attendus posés, reste à organiser la collaboration. La méthode RACI attribue quatre rôles à chaque activité :
- R (Responsable) : la personne qui réalise le travail
- A (Accountable) : la personne qui porte la responsabilité finale, valide et répond du résultat
- C (Consulté) : la personne qui apporte son expertise
- I (Informé) : la personne qui doit connaître l’avancement ou la décision
Prenons l’exemple d’une TPE de 15 salariés. Pour préparer un devis, le commercial réalise, le responsable commercial valide et le dirigeant reste informé. Pour une réclamation sensible, la tâche monte d’un cran : le responsable commercial la traite, le dirigeant porte la responsabilité finale, le commercial est consulté et l’assistante informée.
Deux règles guident l’exercice. Une activité n’a qu’un seul « A », et une même personne peut cumuler plusieurs rôles (A/R). L’erreur la plus fréquente consiste à confondre le R et le A : le responsable finit par tout faire, ou d’autres compensent parce que la règle reste floue.
Le RACI aide aussi à trier l’information. Des collaborateurs débordés de mails peuvent remplacer certains messages par une réunion flash d’une demi-heure par semaine.
Comment construire des fiches de poste que l’équipe s’approprie ?
Le dirigeant décide, mais il associe. Une fiche de poste remise sans explication, surtout quand aucune n’existait, crée des tensions. Mieux vaut ouvrir un atelier : le collaborateur valide-t-il le contenu ? Que faut-il ajouter ? L’entretien annuel permet ensuite de la faire évoluer avec l’entreprise.
Prévoyez de la souplesse. Vakom conseille d’ajouter une phrase du type « et toute autre mission en lien avec la pérennité de l’entreprise ». Elle évite le fameux « ce n’est pas dans ma fiche de poste », à condition de l’expliquer dès le départ.
Dernier réflexe : partager au bon niveau. La fiche de poste reste individuelle, car les rémunérations diffèrent. La fiche de fonction se présente en collectif, avec une cartographie des fonctions. Chacun s’y reconnaît, et les équipes d’un même métier réparties sur plusieurs sites harmonisent leurs pratiques. Un document posé sur un drive ne suffit pas : il faut le répéter, l’expliquer et le rendre visuel.
Faire grandir votre équipe avec l’écosystème WeForge
Komla Konudea, de Géo Conseils, rappelle l’enjeu côté gestion : des ressources humaines mal pilotées peuvent coûter cher (licenciements, turn-over) et fragiliser une structure.
Vous voulez poursuivre l’échange avec d’autres dirigeants ? WeForge réunit entrepreneurs, indépendants et partenaires autour de ses espaces de coworking et de ses offres de domiciliation à Angers. Vous êtes implantés dans les Pays de la Loire et souhaitez découvrir nos différents sites ?
Camille
Chargée Communication & Marketing de WeForge, je partage ici des conseils pour bien choisir son espace de travail et développer son activité sereinement (et quand je ne rédige pas, je sillonne les routes en moto).
